Potvrzení účasti na svatbu online: jak sbírat odpovědi hostů bez tabulky v sešitu

Sál chce vědět počet lidí. Catering chce počty jídel a alergie. DJ by rád věděl, co hosté poslouchají. A vy potřebujete vědět, kdo ještě neodpověděl. Když odpovědi chodí různými cestami, skončíte s tabulkou, kterou každý večer přepisujete. Online potvrzení účasti to sbírá samo.

Na co se hostů ptát

Ptejte se jen na to, co opravdu použijete. Každá otázka navíc snižuje šanci, že host formulář dokončí.

• Jestli přijde, nebo ne. Jednoznačně, dvěma tlačítky.
• S kým přijde. Jména doprovodu a dětí, pokud jsou pozvané.
• Výběr jídla, pokud máte na výběr víc menu.
• Alergie a diety. To catering potřebuje nejvíc.
• Jestli potřebuje ubytování nebo odvoz, pokud ho zajišťujete.
• Jednu písničku pro DJe. Hosté to rádi vyplní a DJ dostane seznam předem.

Do kdy chtít odpověď

Termín pro potvrzení nastavte podle toho, kdy potřebuje počty sál a catering. Obvykle je to několik týdnů před svatbou. Napište ho jasně na oznámení i na web. Bez termínu část hostů odpoví až týden před svatbou.

Jak upozornit ty, kdo neodpověděli

Vždy se najdou hosté, kteří odpověď odkládají. Když v jednom seznamu vidíte, kdo už odpověděl a kdo ne, stačí krátká připomínka konkrétním lidem. Nemusíte psát všem a nikoho neotravujete dvakrát.

Starší hosté a ti, kdo nechtějí nic vyplňovat

Babička web otevírat nebude a to je v pořádku. Zavolá vám, jak byla zvyklá, a vy její odpověď zapíšete do stejné tabulky. Počty hostů i jídel tak zůstanou správné. Online formulář nemá nahradit telefon, má ho doplnit.

Osobní pozvánka pro každou domácnost

Ještě pohodlnější je, když každá domácnost dostane vlastní odkaz. Host otevře pozvánku se svým jménem a formulář už ví, koho se týká. Nepřepisuje jména, nesplete se a vy hned vidíte, od koho odpověď přišla.

Co s odpověďmi udělat

Odpovědi si stáhněte do Excelu a pošlete dál. Sál dostane počet, catering počty jídel a alergie, DJ seznam písniček. Když se někdo po termínu odhlásí, změnu uděláte na jednom místě.

Jak to celé vypadá v praxi, si můžete vyzkoušet v živé ukázce svatebního webu. Potvrďte účast jako host a potom otevřete administraci páru. Uvidíte, jak vaše odpověď přibude v tabulce.